コミュニケーションスキル向上で人間関係を改善セミナー

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話を聞いてもらうには（続編）

話をするときは、自分の考えを整理して論理を一貫させることが重要だ。個人的な見解は、客観的な事実ではない。日常的な会話では、個人的な仮説をあたかも事実のように話すことがよくある。しかし、事実なのか、仮説なのかを明確に区別して習慣がないと、ビジネスでは信用を失う。理解されなくなり、誰からも話を聞いてもらえなくなる。
たとえば、ある人がこう言ったとしよう。「経理を外部委託する理由は全く見つからないね。法外な費用がかかるし、たとえいい仕事をしてくれるにしたってその価値があるとは思えないよ」と。
この例では、根拠が明確でない仮定に基づいて、巧みな表現で一般論を展開している。このような話し方をされれば、聞いているほうは納得できるはずもないし、反論したい衝動に駆られるだろう。時には強く反論してしまうだろう。そして論点がずれて、本来議論するべき外部委託の賛否についてではなく、どっちの主張が正しいのかという低レベルの言い争いになってしまう。このような状況では、先ほど紹介したテクニックが役立つ。
実際に起きている事実とあなたが立てた仮説は区別されなければならないが、事実や論拠なしに仮説を作るのもコミュニケーションを混乱させる原因だ。確かな論拠もないのに意見を言うと、相手はあなたの意見を割り引いて聞くことになる。あらかじめ情報収集して事実確認すれば信憑性が増すのに、そうしない人も多い。時間の浪費だとか、そこまでやる必要はないとか思っている。
では、事実と仮説は具体的にどう違うのか、表を参考にしながら改めて確認しよう。

事実に述べることとは

１実際に観察した後でしか話せない
２観察したことしか扱えない
３確かなことだけに限定される
４伝えられるものの数が少ない
５相手からの同意が得られる
６周りで進行していて確認できること

仮説を述べることとは

１実際に観察する前でも想像で話せる
２観察できること以上を扱える
３可能性が低いことでも扱える
４伝えられるものの数に限りがない
５相手との意見の相違が生まれる
６見たり聞いたりしたことにさらに脚色すること、または話し手だけだ当然に思っていること。

すべての状況をひとくくりにした一般論を話すのではなく、事実や状況に基づいて評価し判断するべきだ。そうしたほうが、あなたの意図も理解されやすいし誤解も少なくなる。しかし現実の会話では、一つの事例からあたかも全部がそうであるように語られることが多い。

・「客は高いものは買いたくないんだよ。とにかく一番安く手に入ればいいのさ」
・「私は思っていることを人にはっきり言うことができないんだ。だってみんな怒るからね」
・「大卒にルーチンワークをやらせると、みなやめてしまうよ。私の会社でも辞めた人間が一人いるんだよ」

この３つの文で本来言える内容は、「自分の経験では、そういう例もあった」というまでだ。それなのに、一つの経験ですべてを推測して話しているのだ。たった一人がある特定の行動をしたからといって、全ての人が同じとは限らない。上記の例のような話ばかりする人は、同僚からも信用されない。何をどう話すかという姿勢や行動が、あなたの人となりを語ってしまう。意見を言う時には、一般論や主観を避けて、相手が違和感なく耳を傾けられるようにする必要がある。そのためには、自分の意見を言う前に、まず自分自身に次のように問いかけることだ。

・話の根拠はどの程度確実か。
・根拠となる状況や事実は、どんな頻度で発生するのか。
・それが観察され確認されたのは、いつのことか。
・どこで観察され確認されたのか。
・何と比較して評価し判断しているのか。

これらの問いかけによって、具体的な事実、主張の前提とねる仮定、背景にある比較対象について考えられる。建設的な批判精神が生まれ、質問を通して言葉の定義が明らかになる。だから、事実関係を押さえるまでは、自分の考えに固執せず軽率な決め付けは避ける。そうすれば、相手はますます話を聞いてくれるようになる。より引用ここまで

私は、仮説をあたかも事実のように話すことがよくあります。
何か嫌なことがあると、他の人にも、そのような性質があると疑ってしまう。
よく、高校生の時は考えすぎっと言われていました。
思春期によくある傾向かもしれません。
でも、私の偏見に満ちた考えは、他の人は批判したくて仕方がなかったでしょう。
この本を読んで思いました。
「経理を外部委託する理由は全く見つからないね。法外な費用がかかるし、たとえいい仕事をしてくれるにしたってその価値があるとは思えないよ」というような話を出す人は多いと思います。
でもそれではどっちの主張が正しいのかという低レベルの言い争いに発展してしまうとマデリンさんは言っています。
どっちが正しいかとは世の中に満ち溢れた考え方で、そういった概念を持っている人は多いんじゃないでしょうか。
でも、どっちが正しいという概念は極端に思考を狭めてしまう可能性がある。
自分の考えを守りたいという気持ちもあるけど、相手の気持ちも考えてみる。
喧嘩しても、どっちが悪いとか考える必要はない。
最近その考えに目覚めてきたような気がします。
話がそれてしまいましたね。
大きな心を持つ。
これがより良いコミュニケーションスキルを得るために必要なことだと思います。
頑張りましょう。
事実と仮説を話すことの区別をした方がいいと思います。
私は仮説を話すことが多く、よく家族からそれは狭い考え方と注意されます。
仮説は仮説でしかありえず、否定的なことは話しずぎることは良くないということです。
私はよく、つっこみどころが多いと言われますが、それは、仮説をよく話しているということでもあると思うんです。
すべての状況をひとくくりにした一般論を話すのではなく、事実や状況に基づいて評価し判断するべきだ、そうしたほうが、あなたの意図も理解されやすいし誤解も少なくなるというのも納得です。
事実を話した方が相手も納得できる。
相手の理解を得られるように頑張りましょう。
一つの経験ですべてを推測して話しているのだ、たった一人がある特定の行動をしたからといって、全ての人が同じとは限らないんです。
私もそう思います。
しかし、私はそう考えるのがどうも苦手で、偏見に満ちた考えになってしまう。
でもそれは逃げで、世の中には自分の想像以上に、様々な人がいる。
この事実を受け止めましょう。事実なのかな・・・事実だと信じたいです。
より良いコミュニケーションスキルを得るためにその考えは必要なことであると思います。
そういった考えがコミュニケーションスキルを得るために役に立つと思う。

より良いコミュニケーションスキルを得るために頑張っていきましょう！

話を聞いてもらうには

２相手のリスニングを向上させる
コミュニケーションスキル向上に役立つ書籍「ビジネスマンの聞く技術」マデリン・バーレン・アレン著　第六章「話を聞いてもらうには」より引用ここから

よく聞いてもらうために、実行するべきガイドライン
・自分が何を言いたいのかを整理する
・聞き手について出来る限りのことを知る
・好意的な印象を与える
・確実に理解してもらう
・記憶に留めてもらう
・相手からのフィードバックを促す

①自分が何を言いたいのか整理する

伝 えたいメッセージや情報伝達の目的をはっきりと頭に描いておく。言いたいことをはっきりさせるのは、能動的なコミュニケーションの第一歩だ。あいまいな言 葉では、相手は理解できない。聞き手が勝手な解釈で理解してしまう。相互理解に程遠く、誤解や論争につながることもある。

②聞き手について出来る限りのことを知る

話 す相手について情報を集めておく。日々一緒に働いていると、その人についての情報を無意識のうちに収集しているものだ。相手のボディランゲージからも、心 の内を知ることができる。そういった手がかりが相手とうまく付き合う助けになる。相手を理解すれば、相手に合わせた伝え方も工夫できる。

③好意的な印象を与える

共感型リスニングで前向きな態度を示していれば、好意的に見てもらえる。そうなれば、お互いに信頼感が生まれる。大切に扱われれば、相手も自分が重要だと感じることができる。相手の関心に合った話題から話を始めるのも一案である。関心のある話題は好意的に受け止められる。

④確実に理解してもらう

人 によって理解のレベルは様々だ。相手が理解できないような難しい話題をすれば、相手から嫌われることもある。嫌われた上に、あなたは「インテリ気取り」と いうレッテルを貼られてしまう。一方で、相手の知的レベルよりも極端に低い話なら、今度に軽蔑の対象になり見下されることになる。つまり、聴衆のレベルに あった話や言葉遣いが重要なのだ。まず、相手に理解され同意される内容からスタートしよう。シンプルで具体的なほうが誤解は少ない。自分の意見を言う時は 経験と関連付けてた方が、相手もイメージも湧きやすい。また、複数の意見は同時に言わず、別々に分けて説明したほうが分かりやすい。

⑤記憶に留めてもらう

記憶に留めてもらうには、相手にとって始めての内容でもすでに知っていることに結び付けてあげる。また、話した内容をときどき要約してあげるのもよい。必要であれば、どちらかがメモを取る。相手の理解を確認したいのなら、ポイントで内容を話してもらうのも一案だ。
こんな方法では時間がかかりすぎるという不満もあるだろう。しかし結果的には時間の節約になる。私の経験で言えば、この方法で秘書との誤解は半分に減った。誤解だけでなく、誤解が原因の後始末やお互いのイライラも大幅に減ったのだ。

⑥相手からのフィードバックを促す

聞 き手は自分のリスニングを過信しているし、話し手も聞き手のリスニングを過大評価している。だから、お互いに理解し合えたつもりになってしまう。本当に理 解を深めるには、自分が話した内容について聞き手に確認の質問をすることだ。話し手がフィードバックを求めるのは、相手の理解を確認するためなのだ。相手 からのフィードバックが欲しければ、相手の考え方を聞き、提案を求めることだ。話を中断して質問できるタイミングを作るようにする。相手からのフィード バックがなければ、相手の意図通りメッセージを伝わる保証はないからだ。理想的なコミュニケーションは一方通行ではなく双方向なのだ。より引用ここまで

伝えたいメッセージや情報伝達の目的をはっきりと頭に描いておくというのは、あたりまえのことでいて、とても重要なことだと思います。
私は、頭が整理できていないうちに話し出してしまっていたので、起承転結がばらばらになってしまっていました。
年をとるにつれて次第に良くなってきましたが、まだ苦手なことでもあります。
自分が何を言いたいのかはっきりさせてから、話す。
少し時間がかかってもいいことだと思うんです。
相手の理解を最大限に引き出すために、自分の話をまとめておく。
あいまいな言葉では相手が理解できないこともある。
以心伝心というのは理想ごとだと思います。
私もあいまいな言葉を使ってしまうことは多いですが、必ず聞き返されます。
頑張りましょう。
聞き手について出来る限りのことを知るというのも大切です。
相手のことを知って話を聞くと何も知らない状態より、より理解できると思います。
しかし、先入観を持ちすぎてしまうと言うのも危険な考えだと思います。
相手を理解すれば、相手に合わせた伝え方も工夫できると思います。
伝え方って千差万別だと思います。
穏やかな人にはソフトな伝え方を。
はっきりめが好きな人には、はっきりとした伝え方の方がいいかもしれません。
共感型リスニングで前向きな態度を示していれば、好意的に見てもらえるというのも納得です。
前向きな態度を示すというのは、どんな場面においても、上手くいく秘訣だと思います。
前向きな人と思われた方がコミュニケーションは上手くいくと思う。
相手の関心に合った話題から話を始めるのも効果がありそうです。
私は、私の興味のある内容を話してくれたらうれしいです。
聴衆のレベルにあった話や言葉遣いが重要なのだというのも、経験上、納得のできる話でした。
相手に難しい人と思われたくない。
相手に理解され同意される内容からスタートすることも大切だと思います。
相手の興味のある話題から始めていく。
私は難しい話をされてもよく分からないので、こういう配慮を持ってくれる人は好きです。
どちらかがメモを取るというのも、効果を発揮しそうです。
ビジネス関係の人は、細かいやりとりが多そうなので、こういう方法を取り入れてみてはどうですか？
話を中断して質問できるタイミングを作るようにするというのも実践しがいがあるんじゃないかと思いました。
相手だって、本当に理解しているか分からないし、相手も、質問する時間を持ってくれる人の方が余裕があっていいと思う。
余裕のある人の方が人から好かれると思います。
私の知っているコミュニケーションスキルの長けた人は余裕のある人です。

より良いコミュニケーションスキルを得るために頑張っていきましょう！

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